如何才能成长为优秀项目经理?

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2022-04-14
项目经理是项目的负责人,项目出现任何问题,项目经理都要负责。项目经理是项目的龙头,是项目的驱动器。一个优秀的项目经理,就像一个经验丰富的司机,懂得如何提前判断路况和车况,做到平稳驾驶,人车合一。如何才能成长为一个优秀的项目经理呢?四步法。 1、高效沟通 一个项目的完...

项目经理是项目的负责人,项目出现任何问题,项目经理都要负责。项目经理是项目的龙头,是项目的驱动器。一个优秀的项目经理,就像一个经验丰富的司机,懂得如何提前判断路况和车况,做到平稳驾驶,人车合一。如何才能成长为一个优秀的项目经理呢?四步法。

1、高效沟通

一个项目的完成需要各种资源,包括人力、材料、机械、技术、资金等。各种资源都需要进行有机的计划、组织、指挥、协调和控制才能发挥最佳效果,达到或超过项目目标。各种资源之间需要有效的信息传递和沟通,才能成为一个具有最大效益的有机体。

所谓有效的沟通,就是把信息附加到一定的载体上,通过演讲、对话、讨论、信函等方式分享信息、思想和情感的一种行为。简单地说,信息是由一方发起,把他的诉求,加以一定的编码,通过一定的传递方式,到达接收方,接收方将编码进行翻译并理解,再反馈给对方。

信息从发起者到接收者经过了很复杂且漫长的过程。要做到有效的沟通,信息发起方真正的诉求一定要准确,而且要深思熟虑。你在发起传递信息前,要明白你的诉求是什么,而不是你的情感的宣泄、抱怨或聊家常。为了达到你的目的,为了满足某些需求,为了解决什么问题,诉求应该是准确的、特指的。

编码过程要精准,不能含糊其辞、拖泥带水,或掺杂着与诉求无关的东西。要把真正的诉求转化成精准的编码,会受很多因素的影响,如专业知识、情绪、文化、习俗/习惯、语言等。如果在情绪激动的情况下谈论问题或写邮件,那么沟通的过程一定受到情绪的影响;有人习惯性地表达不清楚、啰嗦等,这些行为都是导致沟通不畅的重要原因,也是我们在沟通中要避免的。所以,信息要以简洁、明了、直接的方式进行编码。

信息传递的载体也是一个很重要的环节,但很多人都不重视它。信息传递载体的选择一般受到环境的影响:如果要传递一个重要的信息给多个人,书面通知的方式就比较合适;如果有一个重要问题需要澄清,最好以开会的方式进行。

解码是对接收方而言的,和编码相似。当信息传递过来时,接收方需要正确地解读信息。这当然也会受到类似编码过程中那些因素的影响。

理解,这个环节需要不偏不倚,不带个人主观意识。正确理解收到的信息,当接收方感觉理解不完整时,应该进一步确认这个信息的准确性。

反馈,为了防止信息在传递过程中“衰减”或者“跑偏”,需要和发起方确认,形成信息传递的闭环控制。例如,在沟通中,把收到并理解的信息复述一下,让发起方确认,从而使信息准确传递,闭环控制。

2、凝心聚力

项目是由一个团队完成的,团队的战斗力直接影响到项目是否成功。一个丧失凝聚力的团队,犹如一盘散沙,持续呈现低效率工作状态。反之,具有凝聚力的团队,团队成员就会热情高涨,做事认真,攻无不克,战无不胜,并有着不断创新的行为。因此,团队凝聚力是实现项目目标的重要条件,尤其是在弱矩阵项目组织结构下。

首先,根据项目的目标和特点,设定团队的共同目标和愿景。让每个项目成员认识到项目的成功与自己息息相关。项目是团队成员成长的平台,让团队成员有归属感、荣誉感和自豪感,主动把项目的事当成自己的事,主动承担责任,这样的团队才是一个具有凝聚力和战斗力的团队。

其次,把项目的KPI分解到每个项目成员,将项目的实施计划与每个项目成员有机地结合在一起,使每个人都认识到自己的责任和任务,还要定期检查任务的完成情况。当实施项目计划遇到困难的时候,要和项目成员一起制定修正方案,并监督执行。

最后,愿景影响精神层面,项目的KPI是物质层面的。精神和物质需要结合起来,团队建设就是二者之间的润滑剂、黏合剂。项目经理需要定期组织团队建设活动,加强团队成员之间的了解与沟通,促进团队的合作与互助。

3、管控风险

项目风险和机会管理是识别和分析项目中潜在风险/机会,以及采取应对措施并实施监控更新的活动。对于风险,我们需要采取措施避免它,不让它发生;或者通过风险转移,把风险转移给别的公司或组织来承担;如果没有办法避免,也没有办法转移,就要采取措施减轻风险的危害程度。

一个项目无论是从前期的立项、科研,还是到后期的加工制作、现场安装,风险和机会管理都是项目管理中的重头戏。尤其是大项目,其成败关系到一个组织的兴亡。成功的项目风险管理,可以使项目避免不必要的经济或声誉损失,可以使项目获取更多的利润、赢得客户的信任,为组织未来争取更多的项目奠定基础。

项目的风险管理从识别项目风险开始,包括工期、 费用、质量、市场、信誉、 人身、安全、政治/法律等各个方面的风险。项目风险识别之后要对其逐一进行评估,估算其对项目的危害程度并量化。

风险的评估需要经过项目成员(主要成员)多数人的讨论和认可,这样可以使得评估后的风险更准确,不能一个人“闭门造车”,使风险被忽视或被夸大。

风险经过评估后,需要制定风险应对措施。风险的应对措施涉及很多方面,如技术的、管理的、费用的等,但从应对风险的方式来讲,主要有如下四种方式:完全避免、降低危害、风险转移和完全接受。最后将制定的措施按照计划执行,并实时更新。

项目的机会管理,在原理上和风险管理类似。不同的地方是机会管理的应对措施是将机会放大,促成机会发生。

项目管理的一切活动都必须围绕风险和机会开展,风险和机会贯穿于整个项目管理的全过程,是一个动态的管理过程,随着项目的进展而发生变化。项目的风险和机会,是时时刻刻都存在的,具有非常强的时效性:对于风险,如果不及时采取应对措施,它就会转变成危害,损害项目和公司的利益;对于机会,如果不及时采取措施抓住它,它就会悄悄地溜走。风险和机会不像物体、建筑一样是有形的,可以看到,可以触摸。也正是因为它的无形,项目的风险和机会需要用灵敏的嗅觉去捕捉并加以分析,这也是风险和机会管理的难点和魅力所在。然而,正是这只无形的手,掌控着项目的走向和结果。所以,项目的风险和机会管理是项目管理的一条主线,是项目管理的关键,更是项目管理的灵魂。

4、树立品牌

一个项目经理的综合能力,在极大程度上影响到这个项目能否顺利执行,项目能否取得满意的成果。一个优秀的项目经理,几乎不会有“着火”的突发状况。这类项目经理的特点一般是能力强,个人影响力大,能够有效管理项目团队。尤其是在弱矩阵项目组织结构中,项目经理的个人影响力起到了至关重要的作用。优秀的项目经理应该具备的素养。

影响力的六个维度

影响力的六个维度(权威、社会认同、互惠互利、逻辑推理、喜欢、鼓舞),来增强个人影响力。从“喜欢”着手,让自己成为别人喜欢的人。这一点很重要,如果你是一名项目成员喜欢的项目经理,你的项目做起来就会顺风顺水。

增强个人才能

首先,一个优秀的项目经理必须有一个项目整体理念:项目如何开始,怎么结束,中间有哪些里程碑和关键控制节点。不能被太多细节迷失方向和自己,要善于跳出项目站在更高的位置看项目。

其次,一个优秀的项目经理必须是个“全才”,要懂得项目涵盖的专业技术,懂得生产制作和质量管控,熟悉供应商管理和财务,了解物流和HSE等。

只有你明白了项目涵盖的各个环节,你才不会被项目牵着鼻子走,你在跟项目成员、客户、供应商等沟通时才不会被蒙蔽,才能抓住问题的关键。

最后,一个优秀的项目经理必须掌握与人相处和处理问题的软技巧,如上面提到的沟通技巧,懂得团队发展的阶段,明白冰山原理,了解马斯洛需求层次理论等。

弥补个性短板

项目经理是一个管理岗位,没有大的权力,主要靠沟通解决问题,实现项目目标,如果性格上有偏执,将减弱与他人的沟通效果,很难成为一个优秀的项目经理。比如,内向,不喜欢跟人打交道;自我,我就是天下第一;优柔寡断,项目出现问题不能及时做出决定。

树立企业家精神

优秀的项目经理需要像企业家一样,具有高度的主人翁精神和责任感,有大局观、有担当,是项目的统帅。优秀的项目经理需要百折不挠、勇往直前,要时刻记着,自己是项目的一把手,要站在更高的高度上看待和处理项目的事情。

火车跑得快,全凭车头带。项目经理首先要自我强大、自我优秀,然后带动、影响整个项目团队,使得每个项目成员都能自我驱动。一个优秀的项目经理,项目在他手里,必然像高铁一样运行平稳,按时到达目标。这样的项目经理,除了给客户交付合同标的之外,还给客户交付了希望和信任;

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有专业的能力,有广阔的视野。

如何做项目管理,以下是个人的一些体会:

1、清楚把握和理解项目每个阶段的目标,并且要贯穿整个项目周期。

2、任何阶段,必须高度重视版本质量。

3、对需求的充分理解,把握产品的意图。

4、需求的设计方案,尽量少用临时替代方案。

5、绝不能忽视基础建设工作。

6、要重视验收,且要不断优化验收环节,保证每个需求实现的真正效果。

7、对不熟悉的流程,务必要提前了解清楚。

8、运营期间,重视流程的建设,把控版本节奏。

项目的独特性就决定着,每个项目都会有自身不同程度的问题。作为PM,直面问题,深入发掘项目问题,团队问题,并不断加以解决,也是一种核心能力的体现。在项目五大过程管理组,启动、规划、执行、监控、收尾,前4个是在我们实际工作中会特别关注的,而收尾是最容易忽略的。在收尾阶段,并不局限于一定得到整个项目上线后再来总结,更提倡在项目进程中,每个版本完成之后,都进行总结,其好与不好的地方,好的方面继续发扬传承,并不断的优化;不好的地方,加以改进,不断的提升。最后,让我们将项目进行到底,做更好的项目。

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